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当社が使っているクラウドツールと、使わなくなったツール(都度更新)
ジモカンライター|児玉児玉

ここら辺のツールを駆使しつつ、業務プロセスをつくった結果、管理工数はかなり小さいと思っています。地元の企業にもどんどん利用してもらって、新しいことをスタートしてもらいたいと思っています。一気に全部入れるわけにはいかないのでどの順序でやっていくかかと思います。2015年秋ぐらいから導入をスタートして、今ではだいぶ使いこなせるようになったという感じですね。ここら辺のツールを使いこなして会社のすべての管理業務を1人でこなす職種も出てきそうな気はします。情シスと経理と労務が合体したような職種。

1.G Suite(Google Apps)
Gmail、Document、Spreadsheet、HungOutを主に利用しています。MicrosoftのWord,Excelは使っていません。社員同士の電話はHungoutです。(600円/月・1ユーザー)

2.Slack
社員間のコミュニケーションに活用。日報もこれで対応。チャットワークは画面のUIがなんとなくスッキリしてなかったので使わなかった。うちの業務だとSlackの機能があれば十分(無料でだいぶできる)

3.freee
freee会計、freee給与ともに活用しています。毎週月曜日の午前中に、社員全員で経費精算、消し込み、支払い登録、勤怠管理をやります。マネーフォワードやSmartHRなどでも代用できるかもしれません。うちの場合はfreee+税理士+社労士です。(下記リンクにはアフィリエイト埋めてあります〜。)(300円/月・1ユーザー)


4.楽天銀行
都市銀行、地銀にもお世話になっていますが、日々の入出金は基本的に楽天銀行です。給与も出品者への支払いも総合振込でボタン1つで支払いが完了します。こちらもジャパンネット銀行などでも代用できるかと。手数料が安いです。うちは支払う出品者が非常に多いので、振り込み手数料が安いのが重要です。しんきんのネットバンキングとか高すぎて使えないです。

5.法人デビットカード(楽天銀行)
楽天銀行のデビットカードを社員全員に渡しています。備品の購入や印刷などは、デビットカードによる決済で購入しています。それを毎週月曜日の朝会で消し込みしています。

6.Scannable
これはスマホのアプリです。A4用紙でも領収書でもかざすだけでPDF化してくれます。どうしても現金での支払いしかできなかった領収書はScannableでPDF化して、そのままfreee会計のアプリに送信します。また、ScannableからGmailを呼び出してメールもできるので、スキャンデータを送るのもちょー楽です。これは問答無用でスマホにインストールしたほうがいいですね。(こーゆーのが無料で使えるんだからいい時代だなぁ)




7.モバチョ
うちではスマホなどは支給しておらず、個人のスマホを活用します。いわゆるBYODです。社外への電話はモバチョを使います。モバチョを使うと社員それぞれの携帯電話番号が獲得できるのと、当然、通話料は会社に請求がきます。


8.appear.in
WEB会議の際はappear.inですね。skypeのようにそれぞれにアカウントをつくらなくていいので、相手がskypeのアカウントがなくても、WEB会議未経験でもスムーズに会議が始められます。(無料)


9.CallConnect
インターネット電話です。カタログギフト事業では、出品者への出荷依頼や、受取り日時の連絡でまだまだ電話を利用することが多いので。ログインしている端末で電話をかけられます・うけられます。簡易的なCRM機能(当然電話番号と紐づくやつ)もあるので使いやすいです。


10.ホワイトボード天板
クラウドツールではないですが。机の天板がホワイトボードになっているものです。ホワイトボードというと壁式のものが多いですが、机の天板自体がホワイトボードになっていると、会議もよりスムーズです。東京R不動産のtoolBoxで購入


11.ランサーズ
クラウドワークスでもいいんですが、たまたまランサーズでした。システムへの情報入力や、カードデータを印刷データにするちょっとした作業を頼んでいます。たまに社内で単純作業を洗い出して、ランサーズに頼めるものを見つけています。ランサーズの場合、法人への支払いになるので源泉徴収税を納めにいかなくていいのも助かります。


使わなくなったもの

1.DropBox
有料プランを利用していましたが、GoogleDriveやAmazonDriveなどを使うようになったため使わなくなりました。

2.SmartHR
とてもいいサービスだと思っています。うちの場合は、freee会計+freee給与+社労士さんにしました。最初にfreeeを使っていなかったら SmartHRとマネーフォワードなんかになったのかもしれません。こればっかりはタイミングですね。

3.楽天コミュニケーションズ
PC固定のIP電話だったので、CallConnectに乗り換え(2017年4月時点)。あとちょっと使いにくかったです。

4.Zoho
GSuiteを使う前はZoho+個人のGoogleアカウント(無料)を使っていました。GoogleDocumentなども個人アカウントを共有しながらでした。ただ退職時にドキュメントのオーナーを自動的に変更できたりする仕組みが必要で、Google個人アカウントをやめてGSuiteに。その際にZohoの利用はストップ。

CRMやSFA系は、業務上、今のところそれほど高機能なものは必要はなく利用していません。SpreadSheetでやっています。

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